解雇理由書の請求方法【内容証明の書き方と交付手順】

突然「解雇する」と告げられたとき、多くの労働者は理由を口頭で聞いただけで終わってしまっています。しかし、解雇理由書を書面で請求することは、労働者に与えられた法定の権利です。

この記事では、解雇通知を受けた直後にやるべきことから、解雇理由書の請求書の書き方・内容証明での送り方・会社に拒否された場合の対応まで、実際に手を動かせるレベルの手順をステップごとに解説します。

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解雇理由書とは何か｜法律が定める使用者の交付義務

解雇理由書の法的定義

解雇理由書とは、使用者が労働者を解雇する際の理由を明記した書面のことです。口頭で「会社の方針が変わった」「君は仕事ができない」と言われるだけでは、法律上の要件を満たしません。

根拠となるのは労働基準法第20条第3項です。

労働基準法 第20条第3項（抜粋）
「使用者は、労働者から解雇の理由を証明する書面の交付を請求した場合においては、遅滞なくこれを交付しなければならない。」

この条文が意味することを整理すると、次の3点になります。

ポイント	内容
請求権の主体	労働者（雇用形態を問わず）
義務の主体	使用者（会社・事業主）
タイミング	「遅滞なく」＝請求後すみやかに

交付義務が発生する「解雇」の範囲

解雇理由書の交付義務が発生するのは、解雇予告期間中および解雇後の請求です。ただし、退職合意書にサインした後（合意退職後）は請求権が消滅する点に注意が必要です。退職合意書への署名は絶対に急がないでください。

また、解雇の形態を問わず請求できます。

• 普通解雇（能力・適性不足などを理由とするもの）
• 懲戒解雇（就業規則違反を理由とするもの）
• 整理解雇（いわゆるリストラ）
• 即時解雇（解雇予告手当の支払いを伴うもの）

口頭説明では不十分な理由

会社が口頭で解雇理由を説明したとしても、法律上の交付義務は果たされていません。書面にする理由は次の通りです。

• 証拠能力：後から内容を変えることができない
• 正確性：口頭では「言った・言わない」が生じる
• 法的手続きへの活用：労働審判・あっせん申請の際に不可欠な資料になる
• 解雇の正当性の確認：書面化することで理由のあいまいさが明確になる

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解雇通知を受けたら最初の48時間にやること

時間の経過とともに証拠は失われ、交渉の主導権も移っていきます。解雇通知を受けた直後の行動が、その後の手続き全体を左右します。

ステップ1：解雇通知書を確保する（当日）

まず、手元にある解雇関連書類をすべて確保・保管してください。

【確保すべき書類・情報】
□ 解雇通知書（書面がある場合は原本＋コピー）
□ 雇用契約書
□ 就業規則（社内掲示・配布物から入手）
□ 給与明細（直近3か月以上）
□ 口頭で告げられた日時・場所・発言者・発言内容のメモ

解雇通知書のスマートフォン撮影は必ず行い、クラウドストレージ（Google ドライブ・iCloud など）に即日保存してください。自宅PCだけに保存すると、退職後に会社支給PCを返却した後に後悔するケースがあります。

ステップ2：録音・証拠の確保（当日〜翌日）

解雇を告げられた場面の会話、その後の上司・人事との会話は、自分が当事者である会話であれば一方的に録音しても違法にはなりません（秘密録音に関する判例上の通説的理解）。

【記録すべき情報】
□ 解雇を告げられた日時・場所
□ 発言者の氏名・役職
□ 「解雇する」という明確な言葉があったか
□ 口頭で告げられた理由の内容（できるだけ正確に）
□ 解雇予告日（いつから解雇が効力を持つか）
□ 解雇予告手当の支払いについての説明があったか

ステップ3：無料相談機関に連絡する（3日以内）

1人で抱え込まず、早期に専門家・行政機関に相談してください。

相談先	連絡先	費用	特徴
都道府県労働局（総合労働相談コーナー）	各都道府県労働局	無料	法律相談・あっせん申請も可能
労働基準監督署	全国各地に設置	無料	労働基準法違反の申告窓口
法テラス（日本司法支援センター）	0570-078374	無料（審査あり）	弁護士費用の立替制度あり
市区町村の法律相談	各市区町村窓口	無料（予約制が多い）	弁護士による個別相談
全労連・連合など労働組合	各団体窓口	無料〜低額	団体交渉のサポートも可能

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解雇理由書の請求書の書き方｜テンプレートと記載例

請求書の基本構成

解雇理由書の請求書は、難しいフォーマットは不要です。ただし、内容証明郵便で送ることを強く推奨します。その理由は次の通りです。

• 送付の事実が公的に記録される（郵便局が謄本を5年間保管）
• 請求した日時が確定できる
• 会社が「受け取っていない」と言い訳できなくなる
• 後の労働審判・訴訟でそのまま証拠として使える

請求書のテンプレート（内容証明用）

以下のテンプレートをそのまま使用できます。内容証明郵便では、1行20字以内・1ページ26行以内というルールがありますが、現在はWordソフトなどで作成したものをコンビニや郵便局のサービスで送ることができます。

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                    解雇理由書交付請求書

                              令和　　年　　月　　日

〇〇株式会社
代表取締役　〇〇　〇〇　殿

                         請求者　住所　〇〇都〇〇市〇〇町〇〇番地
                               氏名　〇〇　〇〇　　　　㊞

　私は、貴社に雇用されていた者ですが、令和〇〇年〇〇月〇〇日に、
〇〇部長〇〇〇〇氏より「令和〇〇年〇〇月〇〇日付けで解雇する」との
通知を受けました。

　つきましては、労働基準法第20条第3項の規定に基づき、解雇の理由を
明確にした書面（解雇理由書）の交付を請求いたします。

　なお、解雇理由書には以下の事項を明記していただくようお願いします。

　　記

　一　解雇の理由（具体的事実および適用される就業規則条項）
　一　解雇の種類（普通解雇・懲戒解雇・整理解雇の別）
　一　解雇の効力発生日
　一　代表者の署名・押印

　解雇理由書は、本状到達後〇〇日以内に、下記住所宛に書面にてご送付
ください。期限内にご回答いただけない場合は、労働基準監督署への申告
および法的措置を検討する旨、申し添えます。

                                              以　上

送付先住所：〇〇都〇〇市〇〇町〇〇番地

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記載時の注意点

項目	注意点
解雇を告げられた日付	正確に記載する（あいまいにしない）
発言者の氏名・役職	人事担当者・上司など告げた人物を特定する
回答期限	「〇〇日以内」と明記する（目安：2週間〜1か月）
送付先住所	現住所を明記（退職後に連絡が取れなくなる前に）
押印	三文判でも可だが、実印が望ましい

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内容証明郵便の送り方｜窓口手続きの完全手順

内容証明郵便とは

内容証明郵便とは、「いつ・誰が・誰に・どのような内容の文書を送ったか」を郵便局が公的に証明するサービスです。法的効力を持った通知手段として、労働問題・消費者トラブル・債権回収など広く活用されています。

送付に必要なもの

【準備物リスト】
□ 内容証明文書（同じ内容のもの3部：郵便局保管用・受取人用・差出人控え用）
□ 封筒（宛名を記載したもの）
□ 本人確認書類（運転免許証・マイナンバーカードなど）
□ 郵便料金（内容証明料金＋書留料金＋郵便料金　目安：1,400円前後）

郵便局窓口での手順

Step 1：文書を3部用意する

同一内容の文書を3部印刷します（1部は郵便局保管、1部は会社への送付用、1部は自分の控え）。

Step 2：郵便局窓口に持参する

「内容証明郵便を送りたい」と告げれば担当者が対応します。郵便局員が書式要件（1行20字・1ページ26行以内など）を確認します。

Step 3：配達証明（オプション）をつける

内容証明に加えて「配達証明」を付けることを強く推奨します（追加料金：約430円）。配達証明をつけることで、相手が受け取った日付が証明される葉書が後日差出人に届きます。

Step 4：控えと配達証明葉書を保管する

受け取った控えと配達証明葉書は、絶対に捨てずに保管してください。後の申告・審判・訴訟で証拠として提出します。

電子内容証明（e内容証明）の活用

郵便局のオンラインサービス「e内容証明」を利用すれば、郵便局に出向かずにPCから送付できます。書式チェックも自動で行われるため、初めての方にも扱いやすい方法です。

• URL：https://e-naiyo.post.japanpost.jp/
• 対応時間：24時間（土日祝日も可）
• 費用：窓口とほぼ同等（ただしクレジットカード払いが可能）

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会社に拒否・無視された場合の対応手順

拒否・無視が起きやすいパターン

会社が解雇理由書の交付を拒む場合、主に次のような対応が見られます。

• 「そのような義務はない」と返答する
• 内容証明を受け取っても回答しない
• 「口頭で説明した通り」と書面交付を拒む
• 「退職合意書にサインしてから考える」と交渉をすり替える

いずれも法律違反の対応です。あわてず、次のステップに進んでください。

対応手順1：労働基準監督署への申告

解雇理由書の交付拒否は、労働基準法第22条違反（退職時等の証明に関する規定）にも抵触しうる問題です。労働基準監督署に申告することで、監督官が会社に対して行政指導を行います。

【申告の手順】
1. 管轄の労働基準監督署を確認（労働局のウェブサイトで検索）
2. 「申告書」を持参または送付する
3. 内容証明の控え・配達証明葉書・会社の回答（あれば）を持参
4. 監督官が会社に対して調査・指導を実施する

注意点：労働基準監督署は「行政指導」の機関であり、強制的に解雇理由書を取り寄せる権限はありません。ただし、使用者に対する心理的・行政的プレッシャーとして有効です。

対応手順2：都道府県労働局のあっせん申請

都道府県労働局が実施する「個別労働紛争解決制度（あっせん）」を利用することができます。第三者（あっせん委員）が間に入り、労使双方の合意を促す手続きです。

項目	内容
費用	無料
期間	申請後おおむね1〜3か月
強制力	なし（任意参加）
メリット	費用ゼロ・手続き簡便・早期解決の可能性
デメリット	会社が参加を拒否できる

対応手順3：労働審判の申立て

会社があっせんにも応じない・解雇の正当性そのものを争う場合は、労働審判（労働審判法）の申立てが有効です。

• 申立て先：地方裁判所
• 費用：収入印紙代（請求金額による）＋弁護士費用
• 期間：申立てから3回以内の期日で審理（おおむね3か月以内）
• 強制力：審判に強制力あり（不服申立てで訴訟移行も可能）
• 弁護士の活用：法テラスの弁護士費用立替制度（審査あり）を活用できる

絶対にやってはいけないこと

解雇理由書を請求している最中に、次の行為は権利を失うリスクがあるため注意してください。

❌ 退職合意書・退職届にサインする
　→ 合意退職となり、解雇理由書の請求権が消える可能性がある

❌ 「解雇理由は理解しました」「納得しました」と書面にサインする
　→ 後の不当解雇の主張が困難になる

❌ 会社から提示された退職金・和解金をその場で受け取る
　→ 「解決済み」として後の手続きが制限される可能性がある

❌ SNSや社内メールで感情的なやりとりをする
　→ 会社側の証拠として利用される可能性がある

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証拠収集の完全チェックリスト

解雇理由書の請求と並行して、以下の証拠を収集・保管してください。不当解雇の主張や労働審判・訴訟において、これらが直接的な証拠になります。

書類・電子データの証拠

証拠の種類	入手方法	優先度	保管方法
解雇通知書	会社から入手・撮影	★★★	原本保管＋クラウド
雇用契約書	契約時のものを保管	★★★	原本保管＋クラウド
就業規則	社内掲示板・人事から取得	★★★	コピー保管＋クラウド
給与明細（3か月以上）	手元のものを保管	★★★	原本保管＋クラウド
業務評価・人事考課書類	会社から入手	★★☆	コピー保管
業務メール・チャット履歴	解雇前にスクリーンショット	★★☆	クラウド保管
タイムカード・出退勤記録	会社から入手または撮影	★★☆	コピー保管
社内通達・議事録	入手できる範囲で確保	★☆☆	コピー保管

記録・ログとして残すもの

□ 解雇を告げられた日・時刻・場所・発言内容（手書きメモでも可）
□ 解雇前後に上司・人事と交わした会話の録音データ
□ 解雇に至るまでの経緯（業務上のトラブル・ハラスメント等）の時系列メモ
□ 内容証明郵便の控えと配達証明葉書
□ 会社からの書面回答（あれば）

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よくある質問（FAQ）

Q1. 解雇理由書は解雇予告前でも請求できますか？

A. 解雇理由書の交付請求権は「解雇予告を受けた時」または「解雇された後」に発生します。解雇を告げられた直後から請求可能です。ただし、退職合意書にサインした後は請求権が制限される場合があるため、サイン前に請求することが重要です。

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Q2. 内容証明を使わず口頭や普通郵便で請求してもよいですか？

A. 法律上は請求の形式は限定されていませんが、「請求した事実」を証明できなければ意味がありません。口頭請求は「言った・言わない」になりますし、普通郵便は送付の事実が残りません。法的手続き（申告・あっせん・労働審判）を視野に入れるなら、内容証明＋配達証明を使うことを強く推奨します。

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Q3. 解雇理由書の交付を拒否した会社に罰則はありますか？

A. 労働基準法第22条に基づく証明書交付義務違反に対しては、30万円以下の罰金（同法第120条第1号）の規定があります。ただし実際の刑事罰適用は多くなく、行政指導による是正が一般的です。それでも、申告事実が残ることで会社に対するプレッシャーは相当高まります。

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Q4. 整理解雇（リストラ）でも解雇理由書を請求できますか？

A. はい、解雇の種類を問わず請求できます。整理解雇の場合、解雇理由書には「人員削減の必要性の内容・解雇回避努力の内容・選定基準・労使協議の有無」など、整理解雇の4要件に関わる事実が記載されているかが重要なチェックポイントになります。記載内容があいまいであれば、それ自体が不当解雇の主張根拠になります。

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Q5. 解雇理由書を受け取った後、どう活用すればよいですか？

A. 解雇理由書を受け取ったら、次の点を確認してください。

□ 記載された理由が就業規則のどの条項に該当するか
□ 記載された具体的事実に心当たりがあるか・事実と異なる点はないか
□ 「解雇の相当性」に疑問がある場合（注意・指導が一度もなかった等）
□ 解雇前に退職勧奨・配置転換などの代替措置がとられたか

疑問点がある場合は、受け取った解雇理由書を持って弁護士・社会保険労務士・労働局に相談してください。解雇理由書の内容が不合理であれば、それ自体が解雇無効の主張を裏付ける証拠になります。

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Q6. 懲戒解雇の場合、会社が「理由は言えない」と拒否できますか？

A. できません。 懲戒解雇であっても、労働基準法第20条第3項に基づく交付義務は同じく適用されます。「懲戒理由を知られると名誉毀損になる」「調査中だから言えない」などの理由は、法律上の拒否理由にはなりません。拒否された場合は、同様に労働基準監督署への申告・あっせん申請・労働審判を検討してください。

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まとめ｜解雇理由書の請求は「今すぐ」行動することが最重要

この記事の内容を最後に整理します。

今すぐできる5つのアクション

① 手元の書類（解雇通知書・雇用契約書・就業規則）をすべて撮影・保管する
② 解雇を告げられた日時・内容を紙またはメモアプリに記録する
③ 内容証明用の「解雇理由書交付請求書」を本記事のテンプレートで作成する
④ 郵便局またはe内容証明から配達証明付き内容証明で発送する
⑤ 都道府県労働局・労働基準監督署に無料相談の予約を入れる

覚えておくべき法律の根拠

法令・条文	内容
労働基準法第20条第3項	解雇理由書の交付義務の根拠規定
労働基準法第22条	退職時の証明書に関する規定
労働基準法第120条第1号	交付義務違反に対する罰則（30万円以下の罰金）

解雇理由書の請求は、不当解雇と戦うための最初の一手であり、最も重要な一手です。「もう少し様子を見てから」という判断が、後に取り返しのつかない証拠の喪失・権利の消滅につながります。

解雇通知を受けたら、今日中に書類を確保し、できるだけ早く内容証明を発送する——この2点を最優先で行動してください。会社の拒否があれば、労働基準監督署への申告やあっせん申請といった法的手段が準備されています。焦らず、でも迷わず進めることが解決への近道です。

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免責事項： 本記事は一般的な情報提供を目的としており、個別の法律相談ではありません。具体的な対応については、弁護士・社会保険労務士・労働基準監督署など専門機関にご相談ください。